Logística

Quando você for abordar uma conferência pela primeira vez (assumindo que eles já estejam interessados) você pode trazer os pedidos padrão de patrocínio igual a qualquer outro patrocinador. Entretanto, há algumas áreas onde conferência podem ser uma grande fonte de apoio, mais até do que outros tipos de patrocinadores.

Ingressos para a Conferência

Algumas conferências podem ser bem caras, já outras, de graça. Se você conseguir garantir entrada franca para as(os) participantes, ótimo! Desconto? Ainda é bom! Basta analisar os números e ver se consegue fazer a diferença com os fundos de patrocínio.

Espaço para a Oficina

Se a conferência dura mais do 2-3 dias (a Python Brasil, por exemplo, têm 2 dias de tutoriais + 3 dias de palestras + 1 de sprint), é possível que você consiga uma sala durante o primeiro dia de conferência. Caso contrário, a conferência poderá ajudá-lo(a) a reservar espaço no/próximo do local no dia anterior ao início da conferência.

Isso ajudará as(os) participantes a se familiarizarem com o local e, se os intervalos da oficina coincidirem com os da conferência, as pessoas participantes poderão se enturmar com as pessoas da conferência desde o início!

Ajuda Financeira

Mais e mais conferências estão incentivando atividades de diversidade, bolsas de estudos, programas de mentoria e muito mais. Se você deseja obter assistência internacional, pode abordar a conferência para obter ajuda com fundos de viagem e acomodações. Vale a pena ter em mente que os requisitos de ajuda financeira podem ser maiores para uma oficina de conferência, uma vez que as pessoas estão sempre viajando mais longe e ficando para todo o evento.

Por exemplo, muitas conferências já têm quartos reservados ou descontos em hotéis e também podem patrocinar diretamente os quartos (ou providenciar uma fatura que outro patrocinador possa pagar diretamente ao hotel).

Brindes e Comida

Se você está fazendo parceria com uma conferência que já tem algumas centenas de participantes, talvez eles possam conseguir algumas camisetas, sacolas, crachás, etc. Você pode pedir o contato dos patrocinadores da conferência para apoios futuros.

Nota: É melhor organizar as camisas das pessoas treinadoras separadamente, pois você pode ter controle sobre o design, mas camisetas ou crachás para as(os) participantes que levam o logotipo da conferência são uma ótima maneira de ajudar as(os) participantes a se sentirem parte da conferência e não sai do orçamento da sua oficina.

Divulgação Transversal

Conferências normalmente tem uma grande lista de email, vários seguidores no Twitter e talvéz um estrategista de mídias sociais. Portanto você pode tirar proveito dessa presença online para chamar pessoas treinadoras, patrocinadoras e até participantes (tipo "fale sobre nós para seus amigos e amigas negras para que elas e eles possam vir para a conferência também!").

Organização Remota

• Se você está organizando uma oficina dentro de uma conferência, é provável que você não esteja morando perto do local do evento e nem mesmo possa vê-lo antes de chegar a conferência. Ajuda ter alguém local para ajudar se possível, ou uma(um) organizador(a) da conferência familiarizada(o) com a localização.

• Se você vai lidar com brindes pesados, dependendo das opções de transporte pode ser mais fácil mandar entregar esses itens direto no local da conferência. - pergunte as pessoas que estão organizando o evento se isso é possível. Porém, isso pode significar que você verá os itens até o dia, então ajuda ter alguém local para verificar se tudo veio corretamente.

Lightning Talks

Você pode fazer uma Lightning talk sobre o AfroPython na conferência, elas são uma ótima maneira de apresentar o projeto para as(os) participantes da conferência.