Passo a Passo
Antes de entrarmos em detalhes, vamos dar uma olhada em tudo que envolve organizar um evento AfroPython.
Se você nunca organizou uma oficina antes (ou se você já organizou, mas gostaria de uma referência rápida) essa sessão inclui uma visão cronológica das tarefas que você normalmente terá que fazer como organização.
Antes de Começar
Aqui estão algumas perguntas que podem ser feitas tanto para si, quanto para o time antes de iniciar essa jornada de organização de oficina:
Quando eu começo a planejar?
Você deve começar a se organizar com no mínimo três meses de antecedência. Isso te dará tempo suficiente para certificar-se que tudo correrá bem.
É claro, o tempo total de trabalho poderia ser condensado em 40-50 horas de trabalho total, então se você espalhar isso ao longo de 3 meses, você provavelmente conseguirá fazer tudo no seu tempo livre.
Eu posso fazer isso sozinho?
Organizar o evento com um time é incrível, mas não é obrigatório. Não esqueça de definir algumas regras de como vocês irão trabalhar em conjunto para evitar maus entendidos.
Como faço para acompanhar minhas tarefas?
Nós criamos um Quadro no Trello baseado em um criado pelo Django Girls, porém em português, que você pode clonar; Com sorte, isso irá te ajudar a acompanhar tudo que você precisa fazer enquanto planeja o evento! Para usar o quadro, siga as instruções abaixo:
Clique em "Mostrar Menu" que fica no canto direito superior;
Dentro desse menu, clique em "Mais";
Selecione "Copiar Quadro" e dê um título. Nossa sugestão é "AfroPython [Sua Cidade]." Mude a organização para "nenhuma" e clique em "Criar";
Agora você está no seu quadro! Você pode convidar organizadores, adicionar notas, adicionar cartões específicos ao seu evento e começar a utilizá-lo!
Tudo em uma Linha do Tempo
Vamos ver como a organização de um AfroPython se parece em uma linha do tempo:
3 meses antes
Revise e aceite o termo de conduta que consta no site do AfroPython. Isso é essencial para certificar-se que todas as pessoas sintam-se envolvidas, seguras e bem vindas, antes, durante e depois da oficina.
Revise e baixe os recursos que você possa utilizar. Nós temos alguns materiais de design bem legais, como logos, designs de camisetas, template de posters, e outras coisas que você pode utilizar na decoração.
Crie um orçamento para a oficina. O orçamento deve ser dividido em custos "indispensáveis" e custos "seria bom ter". Não se preocupe em levantar muito dinheiro, normalmente não é necessário um orçamento muito grande. Você também pode fazer você mesmo grande parte da logística se não se sentir confortável lidando com muito dinheiro e depender de patrocínio. Seja criativa(o).
Comece a promover a oficina nas redes sociais, imprensa ou até mesmo pessoalmente. Você pode criar uma conta em redes sociais, grupos ou páginas.
Comece a procurar por patrocinadores. Os patrocinadores mais comuns são empresas de TI, universidades, negócios locais da sua cidade. Você não precisa de muito dinheiro para rodar a oficina, mas ter ajuda financeira pode ajudar a prover ajuda financeira a participantes que não têm condições de viajar para sua oficina, assim como comprar lembrancinhas, comida, camisetas, decorações e outras coisas que irão ajudar a tornar o evento ainda mais especial.
Comece a procurar por um Local. Se você está organizando uma oficina local, você pode contatar empresas de TI locais ou um centro educacional, normalmente esses lugares ficam felizes em hospedar as nossas oficinas. Você também pode se juntar a uma conferencia e dividir o local, isso ajuda a dividir a logística com os organizadores da conferencia e dá às pessoas participantes a oportunidade de interagir com pessoas relevantes da comunidade.
Comece a procurar por pessoas treinadoras. Pessoas treinadoras podem ser amantes de Python e Django, ex-participantes de outros AfroPythons, organizadores e assim por diante. Você pode contatar grupos locais de Python, Django, meetups.
2 meses antes
Dê inicio ao processo de inscrição de participantes. Você vai querer deixar o formulário de inscrição aberto por pelo menos um mês, normalmente o processo de seleção dura de uma a duas semanas.
Finalize a lista de pessoas treinadoras. Normalmente recomendamos uma proporção de 3:1 trainadores/participantes. Logo se a sua oficina tem uma capacidade máxima de 30 participantes, seria ideal recrutar pelo menos 10 pessoas treinadoras, com um meta-treinador para auxiliar o time de pessoas treinadoras.
Finalize e anuncie o local. Normalmente o local será patrocinado, então você pode combinar um anuncio de boas vindas ao patrocinador com a divulgação. Certifique-se de atualizar o site com essas informações.
Comece a procurar por refeições. Se o local escolhido não fornecer refeições, você pode contatar restaurantes locais, cafeterias, padarias, para pedir antecipadamente comida, lanchinhos, bebidas e etc...
Continue a procurar por patrocinadores. Você pode pedir sugestões as pessoas treinadoras ou usar as redes sociais para ampliar o alcance de sua busca.
Prepare os brindes. Se você tiver orçamento, você pode encomendar camisetas, imprimir alguns posters, encomendar bottoms, deixe sua criatividade fluir.
Encontre uma pessoa para fotografar. Um extra, se você possuir amigos ou voluntários que possam documentar o dia da oficina, seria ótimo! Você pode colocá-las no [site] ou até mesmo utilizar para divulgações futuras.
1 mês antes
Anuncie as pessoas treinadoras no site, nas redes sociais ou quaisquer outros meios de comunicação.
Finalize o processo de inscrição de participantes. Nós recomendamos uma reunião de seleção com entre 3-4 pessoas, principalmente para casos onde ajuda financeira é necessária.
Informe as pessoas participantes do resultado. Seria bom dar as pessoas participantes alguns dias para confirmar presença, nós recomendamos que você tenha uma lista de espera para casos de cancelamento.
Certifique-se de que participantes confirmem a presença. Não se preocupe se alguns participantes não responderem a tempo, apenas siga para a próxima pessoa na lista de espera.
Entre em contato com possíveis palestrantes convidados. Normalmente, as pessoas participantes da oficina vêm de diferentes jornadas e não estão familiarizadas com vários aspectos da comunidade.
2 semanas antes
Depois de receber as confirmações de participantes, atribua as pessoas treinadoras aos seus grupos e certifique-se de que elas revisem o Tutorial.
Envie email para as pessoas treinadoras para que elas possam conhecer o seu grupo. Se você não conseguir fazer a recepção um dia antes do evento, convide as pessoas treinadoras para conversar remotamente com o seu grupo.
Coloque o cronograma no site. Você pode utilizar o exemplo de cronograma para ter uma estimativa de quanto tempo você vai precisa para cada parte do dia. Você também pode adicionar uma página ao seu site com orientações detalhadas como local, direções, cronograma e outras informações úteis.
1 semana antes
Confirme a presença das pessoas participantes uma última vez e faça substituições de ultima hora caso hajam desistências. A essa altura, você deve enviar as informações da oficina para seus participantes, incluindo links para o tutorial e detalhes de orientação.
Certifique-se de que recebeu quaisquer fundos de patrocínio necessários. Normalmente, as pessoas participantes precisarão lidar com seus próprios planos de viagem e enviar recibos, mas isso depende de como você decidiu lidar com as tarefas financeiras.
1 day before
Se possível, vá até o local onde ocorrerá a oficina e organize detalhes relacionados ao local, como a decoração por exemplo. Fique livre para pedir a ajuda de voluntários para isso, você não precisa fazer tudo só.
Faça uma reunião com as pessoas treinadoras e pegue algumas atualizações do progresso e status dos seus grupos. Essa é uma boa oportunidade para as elas se conhecerem, fazer perguntas e pedir ajuda.
Depois da Oficina
Envie uma lista com recurso adicionais as pessoas que participaram. Dependendo da sua localização, você pode recomendar grupos locais de Python e Django, meetups ou outras organizações onde elas possam continuar aprendendo.
Mande um email de agradecimento as pessoas treinadoras, patrocinadores, palestrantes convidados, etc. Você pode adicionar um link para fotos e vídeos caso já estejam disponíveis.
Convide as pessoas participantes para se juntarem a grupos de whatsapp, listas de emails, ou outras redes sociais para que possam manter contato e fazer perguntas.
Fique orgulhosa(o) <3
Tudo isso será mais detalhado nos capítulos a esquerda, esse é um apanhado geral.
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